Yazılım demolarında satış ekibi neredeyse her soruya "evet bizde de var" der. Sorun, "var" denilen şeyin gerçekten ihtiyaç duyduğunuz biçimde olup olmamasıdır. Doğru kararı vermek için yüzeysel sorulardan kaçınıp, cevabı tek kelimelik olamayacak somut sorular yöneltmelisiniz. Bu yazıda 10 kritik soru ve cevaplarını nasıl değerlendireceğiniz var.

1) Aylık fiyat tam olarak nedir, ne dahil değildir?

Sadece "aylık şu kadar" cevabı yetmez. Şunu sormalısınız: ek kullanıcı ücretli mi? Faturalama modülü dahil mi? Mobil uygulama ekstra mı? Eğitim ücreti var mı? Şeffaf bir sağlayıcı tek bir tabloyla tüm kalemlerini gösterebilmeli.

Kırmızı bayrak: "Size özel fiyat çıkarırız" veya web sitesinde fiyat bulunmaması.

2) Verilerimi nasıl çıkarabilirim?

Bu en kritik sorulardan biri. Cevabın net olması gerekir: "Tek tıkla CSV/Excel olarak dosyalar, müvekkiller ve belgeler indirilebilir" veya "Tüm belge arşivinizi zip olarak indirebilirsiniz." Çıkışın ücretli mi yoksa ücretsiz mi olduğunu da netleştirin.

Kırmızı bayrak: "Bir destek talebi açın, biz size yolluyoruz" cevabı.

3) Sunucularınız nerede? KVKK uyumu nasıl?

Müvekkil verileri kişisel veri kategorisindedir. Sunucu lokasyonu (tercihen Türkiye), aydınlatma metni, veri işleyici sözleşmesi, veri sızıntısı bildirim prosedürü gibi konularda yazılı belge isteyin.

İdeal cevap: Sözleşmesel olarak veri işleyici sıfatıyla hizmet veren, Türkiye'de barındıran ve KVKK politikası açıkça yazılı bir sağlayıcı.

4) UYAP ile entegrasyon nasıl çalışıyor?

"UYAP entegrasyonu" pazarlama kelimesidir. Gerçek soru: bu entegrasyon avukatın kendi e-imzasıyla mı çalışıyor, yoksa şirket sunucusu üzerinden mi? UYAP'ın oturum politikalarına saygılı mı? Hangi bilgiler aktarılıyor, hangileri manuel?

Kırmızı bayrak: "Sistemimiz UYAP'a kendiliğinden bağlanır, sizin hiçbir şey yapmanıza gerek yok" iddiası. UYAP'ın resmi otomasyon anlaşması ile çalışan özel yazılım yoktur.

5) Türkçe destek nasıl ve ne kadar sürede dönüş yapıyor?

Destek mecrası (telefon/canlı sohbet/e-posta), saat dilimi (sadece mesai mi?) ve ortalama dönüş süresi gibi net rakamlar isteyin. Test için destek hattını siz arayın ve gerçek bir soru sorun.

İdeal: Telefon ile en geç 24 saat içinde dönüş; basit sorularda saatlik dönüş.

6) Mobil erişim ne kadar kapsamlı?

Mobilde dosya görüntülemek başka, mobilde duruşma notu eklemek başka, mobilde tebligat işlemek başkadır. Hangi işlemler mobilden yapılabilir, hangileri sadece masaüstünde? Adliye gibi internetin zayıf olduğu yerlerde çalışıyor mu?

7) Eğitim ve geçiş süreci nasıl?

"İlk gün kullanılabilir hale geliriz" iddiası gerçekçi mi? Eğitim canlı mı, kayıtlı mı? Excel'den veya başka yazılımdan veri aktarımı destekleniyor mu? Geçiş sırasında size bir sorumlu atanıyor mu?

8) Şirketinizin geçmişi ne kadar, kaç müvekkiliniz var?

Yeni kurulmuş bir yazılım risklidir; ama 20 yıllık olup hala eski arayüz kullanan bir yazılım da risklidir. Şirket bilgisini, müvekkil sayısını ve referans alabileceğiniz büroları sorun.

9) Hizmeti durdurursanız ne oluyor?

Şirket batarsa veya hizmeti durdurursa, verilerinize ne olacak? İdeal cevap: "Önceden bildirim yapılır ve verinizi tam olarak indirebilirsiniz." Bu noktada veri çıkışı (export) sorusu yine devreye girer.

10) Sözleşme şartları nelerdir?

Minimum sözleşme süresi var mı? İptal etmek isterseniz hangi koşullarda olur? Fiyat artışı önceden bildirimle mi yapılıyor? Otomatik yenileme var mı? Bu maddeler sözleşmede yazılı olmalı, sözlü beyana güvenmeyin.

Demo Sırasında Yapmanız Gerekenler

  • Kendi gerçek 1-2 dosyanızı sisteme ekleyin (sahte değil).
  • Tebligat süre takibinin nasıl çalıştığını canlı gösterin.
  • Bir belge ekleyip dosyaya bağlayın.
  • Mobilden o dosyayı açın.
  • Veri çıkışı menüsünü gözünüzle görün.
  • Sözleşme şartlarını sözlü değil yazılı isteyin.

Karar Vermek İçin Çerçeve

10 sorudan aldığınız cevapları üç sütunlu bir tabloda not edin: "Soru | Cevap | Memnun muyum?" 2-3 yazılım için aynı tabloyu doldurduğunuzda, hangisinin sizin önceliklerinize daha uygun olduğu netleşir. Önemli olan sizin için ağırlıklı kriterleri belirlemektir; başka büro için "şeffaf fiyat" öncelikli olabilir, sizin için "Türkçe destek".

Sıkça Sorulan Sorular

Demoda her şeye "evet" diyorsa ne yapmalıyım?

"Bunu yazılı olarak alabilir miyim?" deyin. Sözlü vaadlerin yazılı belge halinde gelmesi, sağlayıcının ne kadar net olduğunu gösterir.

Aynı kategoride birden fazla yazılım denemeli miyim?

Evet. En az 2-3 yazılımın demosunu görmek, hangi özelliklerin sizin için gerçekten önemli olduğunu netleştirir.

Kararı kim vermeli, tek başına avukat mı?

Yazılımı kullanacak herkesin (avukat, asistan, stajyer) demoya katılması ideal. Çünkü günlük en çok kullanan kişi avukat olmayabilir.

"Premium" plana hemen geçmem gerekir mi?

Çoğu durumda hayır. Başlangıçta temel planla başlayıp 2-3 ay sonra ihtiyaçlarınızı değerlendirip yükseltmek daha mantıklıdır.